Front Office

Pekerjaan dan Peranan Front Office Department

Diposting pada

Pekerjaan dan Peranan Front Office Department

Front Office. Aktivitas operasional front office bukan hanya dituntut mempunyai performa yang baik tapi juga mempunyai sikap sikap, pengetahuan dan kualitas servis yang baik pada layani tamu. Servis ialah suatu hal yang kita beri ke tamu baik barang atau jasa yang melewati apa yang diharap oleh tamu hingga tamu akan berasa lebih senang dan akan membuat tamu untuk kembali tiba memakai jasa kita.

Sisi ini memiliki peranan dan peranan khusus dari sisi kantor depan sebuah perusahaan. Lokasi atau letak front office umumnya ada pada lokasi yang gampang disaksikan atau dijumpai oleh tamu. Front Office Department mempunyai peranan penting dalam memberinya semua jenis info baik yang terkait dalam kantor atau di luar kantor.

Front Office Department jadi cerminan dari servis yang diberi oleh perusahaan, bahkan juga untuk usaha pemondokan seperti hotel, posisi front office bukan hanya berperan sebagai yang menerima tamu, front office berperan sebagai tempat administrasi untuk mendukung kepuasan tamu.

Front office dikenal juga sebagai the first and the last impression of the guest, yakni sisi kesan-kesan yang dalam yang pertama dan yang paling akhir dari tamu. Tiap tamu yang tiba ke kantor, pertama kalinya diatasi dan diurusi oleh sisi kantor depan (check-in procedure), dan saat tamu tinggalkan kantor yang diurusi dan diatasi kembali oleh kantor depan (check-out procedure)

 

Pemahaman Front Office

Front office atau penerima tamu atau staf kantor depan ialah tempat depan sebuah pusat info perusahaan di mana seorang atau satu kelompok tamu datang dan pertama kalinya berjumpa atau berhubungan dengan staff perusahaan. Staff front office ini akan tangani pertanyaan apa saja yang ditanya oleh tamu, dan tempatkan mereka dalam contact pertama sama orang yang berkaitan di perusahaan itu.

Front office akan terima pertanyaan yang disodorkan oleh tamu/konsumen setia dan akan meneruskannya ke departemen berkaitan di perusahaan. Bila tamu/konsumen setia mempunyai pertanyaan sekitar pemasaran atau marketing, karena itu Front office akan mengontak sisi marketing atau pemasaran.

Job Description di Front Office Department

Front Office Department memiliki peran yang yang penting dan punya pengaruh pada kelancaran jalannya operasional kantor. Karena dari mereka tamu/pengunjung akan terima sambutan, terhitung koordinir dengan faksi kantor selanjutnya. Sebagian besar aktivitas yang berada di Front Office terkait dengan tamu/konsumen setia baik langsung atau tidak langsung.

Pekerjaan yang umum staf front office ialah layani tamu dan menolong secara intern di kantor. Staff front office tangani pekerjaan simpel, seperti menulis dan cetak pekerjaan, menjawab telephone, memakai printer dan mesin faks. Secara lengkap berkenaan job description dalam front office department seperti berikut:

1. Front Office Manajer

Menyortir, tempatkan, latih dan menilai kantor depan.
Pastikan jika semua staf Front Office kuasai software yang dipakai oleh perusahaan berkaitan dengan service tamu/konsumen setia.
Jaga dan latih keterdisiplinan staf Front Office dengan memberi teguran dan ancaman untuk mereka yang menyalahi.
Tingkatkan keproduktifan dan prestasi staf Department Front Office dalam layani konsumen setia dan memberinya penghargaan khusus untuk yang berprestasi.
Jaga keserasian kerja dengan Department Sales dan Pemasaran mengenai upselling dan pengatasan tamu secara eksklusif.
Menyongsong tamu VIP.
Tangani protes tamu/konsumen setia yang tidak bisa dituntaskan oleh staf Front Office.

 

2. Assistant Front Office Manajer

Menolong tugas Front Office Manajer, Receptionist, Telepon Operator, dan concierge.
Membuat agenda kerja staf front office.
Menolong Operasional di Front Office.
Arahkan atau mensupervisi tugas receptionist dan concierge.
Tangani kepentingan tamu yang memerlukan kontribusi.

 

3. Head of Reception (Front desk Supervisor)

Pimpin penerapan aktivitas terima tamu dan rnenjual kamai dan proses register.
Menangani persoalan yang terjadi pada bagian Front Desk.
Atur tata langkah penyambutan tamu, khususnya tamu VIP.
Atur pemakaian material dan perangkat administrasi Front Desk

 

4. Receptionist

Menyongsong tamu/konsumen setia yang tiba di Front Desk secara ramah dan santun.
Membuat register tamu.
Men-Check-In kan tamu.
Menulis dan terima uang deposit yang diberikan oleh tamu yang diberikan oleh tamu yang bakal bermalam.
Memasukkan data tamu yang telah Check-in pada sebuah laporan harian.
Hitung dan bertanggungjawab atas uang transaksi bisnis sepanjang bekerja di hari itu.

 

Disamping itu, Front Office Department memiliki peranan dan peran yang lumayan besar dan bertanggungjawab dalam memantau dan mengkoordinir aktivitas perusahaan. Adapun peranan dari Front Office Department, salah satunya seperti berikut :

Sebagai Wakil Management (Manajemen Representative), yang bekerja menuntaskan permasalahan tertentu yang umumnya dituntaskan oleh faksi management.
Sebagai Pemberi Info (Information Giver), petugas yang ada di Front Office Department diharap sanggup memberinya info yang terang dan betul yang terkait dengan keperluan tamu/konsumen setia kantor.
Sebagai Penyimpan Data (Record Keeper), yang disebut sumber dan pusat penyimpanan data dalam beberapa kegiatan setiap hari perusahaan.
Sebagai Wakil dari Jalinan Warga (Public Relations Agent), pegawai Front Office Department harus bisa berperanan dengan aktif jadi orang yang terkait dengan warga, khususnya beberapa tamu yang tiba ke kantor. Diharap bisa berperanan sebagai intern public relations yang memberinya citra baik pada tamu kantor.
Sebagai Koordinator Aktivitas Servis (Servis Coodinator), yakni berperanan untuk mengkoordinasikan servis info dan aktivitas departemen lain.

 

Personalitas yang Perlu Dipunyai Staff Front Office

Staf front office harus memiliki personalitas yang membahagiakan dengan sikap professional. Mereka bisa tangani keluh kesah secara efektif dan mempunyai pendekatan service konsumen setia yang bagus.

Peranan Front Office Department yang begitu penting mengakibatkan department itu dikasih panggilan yang memvisualisasikan pusat di mana semua department lain bergantung kepadanya. Dengan begitu tanpa Front Office Department kegiatan kantor jadi terusik.

 

Baca Juga : Daily Trip

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *